Przeprowadzka nadleśnictwa to złożone logistycznie przedsięwzięcie, bo dotyczy instytucji z rozbudowaną strukturą, dokumentacją, sprzętem technicznym i zapleczem terenowym. Realizacja relokacji Nadleśnictwa Barlinek do Nadleśnictwa Bierzwnik doskonale pokazuje, jak ważne jest połączenie doświadczenia w przeprowadzkach instytucji z dobrą organizacją pracy w terenie.
Czym jest przeprowadzka nadleśnictwa?
Nadleśnictwo to samodzielna jednostka Lasów Państwowych, z biurami, archiwum, zapleczem technicznym i magazynowym, często rozlokowanymi w kilku budynkach. Przeprowadzka nadleśnictwa oznacza więc przeniesienie całej instytucji – od dokumentów i stanowisk pracy administracji, przez sprzęt leśników, po wyposażenie sal narad i pomieszczeń socjalnych.
W praktyce to dużo więcej niż typowa przeprowadzka biura – dochodzi konieczność zachowania ciągłości pracy urzędu, ochrony dokumentów oraz dopilnowania, by nowa siedziba była gotowa do obsługi interesantów niemal „z dnia na dzień”.
Kluczowe elementy przeprowadzki nadleśnictwa
Przy przeprowadzce nadleśnictwa, takiej jak relokacja Barlinek–Bierzwnik, kluczowe są:
- przeniesienie biur administracji (biurka, komputery, szafy aktowe),
- transport archiwum i dokumentacji zgodnie z zasadami ochrony danych,
- przewóz sprzętu terenowego i technicznego (sprzęt pomiarowy, urządzenia warsztatowe, wyposażenie magazynów),
- zabezpieczenie i przewóz wyposażenia socjalnego oraz sal szkoleniowych.
Los Ekipos specjalizuje się w przeprowadzkach firm i instytucji, co przekłada się na umiejętne zaplanowanie kolejności etapów – tak, aby nadleśnictwo mogło możliwie płynnie przenieść centrum swoich działań do nowej lokalizacji.
Organizacja i etapy przeprowadzki nadleśnictwa
Przeprowadzka nadleśnictwa zaczyna się od rozpoznania obu lokalizacji – dotychczasowej siedziby i nowego obiektu – oraz przygotowania harmonogramu pod potrzeby jednostki. Na tej podstawie ustala się kolejność pakowania poszczególnych działów, dni wyłączenia części biur oraz moment przeniesienia newralgicznych stanowisk, aby ograniczyć przestoje w obsłudze interesantów i pracy terenowej. Następnie:
- dokumenty, akta i teczki są pakowane w opisane kartony i przewożone w sposób umożliwiający szybkie odtworzenie układu w nowej siedzibie,
- sprzęt komputerowy, sieciowy i biurowy jest zabezpieczany indywidualnie i układany tak, by dział IT mógł go sprawnie uruchomić,
- większe meble (szafy, regały, stoły konferencyjne) są demontowane jeśli trzeba, przewożone i składane w docelowych pomieszczeniach.
Odpowiedzialność i bezpieczeństwo instytucji
Przeprowadzka nadleśnictwa wymaga szczególnego podejścia do odpowiedzialności – w grę wchodzą dokumenty administracyjne, dane osobowe, dokumentacja gospodarki leśnej i majątku Skarbu Państwa. Dlatego ważne jest, aby firma przeprowadzkowa pracowała według jasnych zasad: zamknięte i opisane kartony, kontrola wydawania i odbioru, wskazani po stronie nadleśnictwa koordynatorzy nadzorujący poszczególne etapy.
Los Ekipos jako firma obsługująca przeprowadzki instytucji i firm w regionie lubuskim oferuje kompleksową obsługę – od zapakowania, przez transport, po ustawienie wyposażenia w nowej siedzibie – tak, aby nadleśnictwo mogło skupić się na swojej podstawowej działalności, a nie na logistyce przeprowadzki.
